Uma regra pouco conhecida do Simples Nacional permite que empresas com boa proporção de folha de pagamento sobre o faturamento paguem alíquotas menores — basta saber calcular e enquadrar no anexo certo.
O que é o Fator R, em linguagem simples
O Fator R é uma conta que a Receita Federal faz para decidir em qual anexo do Simples Nacional a sua empresa vai tributar. Ele compara dois números:
- Folha de pagamento dos últimos 12 meses (salários, 13º, férias, encargos como INSS patronal e FGTS)
- Faturamento bruto dos últimos 12 meses (tudo o que entrou de venda de mercadorias ou prestação de serviços)
A fórmula é: Fator R = (Folha 12 meses ÷ Faturamento 12 meses) × 100.
O resultado é um percentual. Se ele for igual ou superior a 28%, a empresa vai para o Anexo III (serviços) — que têm alíquotas mais baixas. Se for abaixo de 28%, cai no Anexo V (serviços) — com alíquotas mais altas.
Exemplo prático: Uma empresa de TI (serviços) faturou R$ 500 mil no último ano e gastou R$ 160 mil com folha e encargos. Fator R = (160.000 ÷ 500.000) × 100 = 32%. Como passou de 28%, ela tributa no Anexo III (alíquota inicial de 6%), e não no Anexo V (que começaria em 15,5%). A diferença no bolso é grande.
Quem se beneficia — e quem precisa ficar atento
O Fator R se aplica para algumas atividades do Simples Nacional, mas o impacto muda conforme o anexo:
- Serviços (Anexo III vs. V): é onde a diferença mais pesa. O Anexo III começa em 6% e o Anexo V em 15,5%. Passar de um para o outro corta a alíquota quase pela metade na faixa inicial.
Dica: MEI não entra no Fator R — o MEI tem alíquota fixa mensal (DAS). Mas se você vai migrar para ME, já entre sabendo como o Fator R vai agir.
O que entra na folha e no faturamento (pegadinhas comuns)
Na folha de pagamento entram:
- Salários, 13º salário, férias + 1/3
- INSS patronal (20% ou alíquota do Simples, conforme o caso)
- FGTS (8%)
- Vale-transporte (parte da empresa)
- Benefícios com incidência de encargos (ex.: vale-refeição se não for PAT)
Não entram: distribuição de lucros, dividendos, pró-labore de sócio sem recolhimento de INSS (se for só distribuição, não conta).
No faturamento entra tudo: venda de mercadorias, prestação de serviços, receitas financeiras operacionais. Não se desconta devoluções, descontos incondicionais ou impostos na nota — a base é bruta.
Cuidado comum: empresas que pagam pró-labore baixo para “economizar INSS” acabam derrubando o Fator R e subindo a alíquota do Simples. Às vezes, o que se economiza de um lado se perde do outro. Vale simular os dois cenários.
Como e quando a Receita calcula
O Fator R é apurado automaticamente pelo sistema do Simples Nacional (PGDAS-D) a cada mês de apuração, olhando para os 12 meses anteriores (janela móvel).
- Em janeiro/2026, olha fev/2025 a jan/2026.
- Em fevereiro/2026, olha mar/2025 a fev/2026.
- E assim por diante.
Isso significa que uma contratação ou demissão hoje reflete no Fator R de 12 meses — mas o efeito dura enquanto a janela móvel incluir aquele mês.
Não há pedido, opção ou declaração à parte: o PGDAS-D já traz o anexo correto na hora de gerar a guia. O contador só precisa garantir que a escrituração da folha e do faturamento estejam certas e no prazo (eSocial, EFD-Reinf, NF-e/NFC-e).
Estratégias seguras para usar o Fator R a seu favor
Não existe “planejamento agressivo” aqui — a regra é transparente e o sistema cruza dados. Mas há decisões de gestão que alinham o negócio ao melhor enquadramento:
- Contrate com previsibilidade: se o faturamento permite, contratar CLT (com encargos) sobe a folha no denominador do Fator R. Terceirização (PJ) não conta como folha.
- Revise o pró-labore dos sócios: se a atividade é de serviços (Anexo III/V), um pró-labore compatível com mercado, com INSS recolhido, entra na folha e ajuda o Fator R. Não vale inflar artificialmente — a Receita cruza com a declaração de IRPF do sócio.
- Evite “folha fantasma”: lançar salários sem pagamento real é fraude. O eSocial e a GFIP/SEFIP cruzam com a movimentação bancária.
- Simule antes de mudar o mix: se você tem comércio e serviço na mesma empresa (atividades mistas), o Fator R é único para o CNPJ todo. Às vezes, separar em dois CNPJs compensa — mas isso envolve custo administrativo e regras de rateio.
- Mantenha a escrituração em dia: atraso no eSocial ou na EFD-Reinf faz o PGDAS-D calcular com dados incompletos → anexo errado → guia errada → multa e juros.
O que você deve fazer agora
- Peça ao seu contador a simulação do Fator R dos últimos 12 meses e a projeção para os próximos 3 meses.
- Confira se todos os encargos (INSS patronal, FGTS, 13º, férias) estão sendo lançados corretamente no eSocial/GFIP — eles compõem a folha do Fator R.
- Se a empresa presta serviços e o Fator R está abaixo de 28%, avalie se contratações CLT planejadas (não emergenciais) podem subir o percentual até a faixa do Anexo III.
- Evite reduzir pró-labore de sócio só para “economizar INSS” — o impacto no Simples pode ser maior que a economia previdenciária.
- Mantenha a emissão de NF-e/NFC-e e a escrituração fiscal em dia: faturamento subnotificado derruba o Fator R artificialmente.
Quer saber se sua empresa está no anexo mais vantajoso? Fale com a gente pelo WhatsApp — a gente faz a simulação sem compromisso.